Sesi Sembang Ofis Kita siri ke-12 Bahagian Pentaksiran dan Penilaian Akademik (BPPA) telah diadakan pada 9 Ogos 2021. Sesi satu (1) jam tersebut telah diadakan secara atas talian menggunakan platform Google Meet seawal jam 8.30 pagi.
Sesi telah dimulakan dengan kata-kata aluan dari Pengarah BPPA, Prof. Madya Ts. Dr. Syamsul Nor Azlan Mohamad. Tajuk sesi kali ini “Creating Automated Certificate using Google Form” telah disampaikan oleh Ketua Pembangunan Pentaksiran dan Penilaian BPPA, Dr. Nadia Hanin Nazlan.
Untuk sesi kali ini, warga BPPA telah mempelajari cara untuk mengautomasikan penghasilan dan penghantaran sijil melalui aplikasi Google Form, Google Sheet, dan Autocrat.
Sesi telah dimulakan dengan penghasilan sebuah folder khas untuk menyimpan kesemua salinan sijil yang bakal dihasilkan. Setelah folder dihasilkan, warga BPPA telah didedahkan dengan cara penghasilan reka bentuk sijil menggunakan aplikasi Canva. Reka bentuk sijil yang telah dihasilkan harus dimuat naik ke Google Slides agar tagging dapat dipautkan ke Google Sheets secara automatis. Tagging harus dihasilkan menggunakan symbol <>. Sebagai contoh, tagging “<>” adalah di antara tags yang kerap digunakan.
Setelah reka bentuk sijil dan tagging dihasilkan di dalam Google Slides, warga BPPA telah diajarkan cara untuk mengaktifkan pautan Google Sheet. Selepas pautan Google Sheet telah diaktifkan, fungsi add on di Google Sheet diketik, dan plugin Autocrat harus diaktifkan.
Plugin Autocrat yang aktif di Google Sheet boleh dilancarkan dan seterusnya script Autocrat seharusnya diisi dengan informasi penting yang didapati dari pautan Google Sheet. Autocrat memberi kebebasan kepada pengguna untuk menghantar sijil di dalam bentuk Google Slides atau PDF. Autocrat juga mempunyai fungsi untuk menghantar emel berisi mesej dan salinan pdf sijil kepada peserta yang telah mengisi Google Form.
Sesi diselang selikan dengan soal jawab dari warga BPPA. Sesi juga telah dirakamkan, agar dapat dimainkan semula apabila perlu. Fungsi penghasilan sijil secara automatis amat memudahkan kerja-kerja urusetia yang berkaitan dengan latihan. Diharapkan semoga sesi perkongsian dapat memberikan faedah dan nilai tambah dalam kerja seharian.