Pada tanggal 12 Julai 2021 yang lepas Bahagian Pentaksiran dan Penilaian Akademik (BPPA) telah mengadakan Sesi Sembang Ofis Kita Siri 9 dan kali ini BPPA menjemput Encik Rosman bin Yahya, Pegawai Eksekutif Kanan dari Bahagian Governan dan Sekretariat Universiti, Pejabat Pendaftar untuk menyampaikan taklimat bertajuk Penggunaan Sistem eMesyuarat UiTM.
Mesyuarat adalah platform utama bagi membincangkan, menyelaras dan menyelesaikan seterusnya memutuskan sesuatu perkara atau isu. Dengan adanya sistem eMesyuarat ini memudahkan ahli mesyuarat untuk membuat merujuk menjimatkan kos, menjimatkan penggunaan kertas memudahkan pengesanan keputusan, mempercepatkan proses, penjimatan operasi, penjimatan produktiviti dan kepuasan hati pelanggan dengan lebih cekap dan berkesan dalam objektif utama tadbir urus UiTM
Dalam sesi penerangan Encik Rosman telah menyatakan terdapat lima (5) proses dalam penyediaan eMesyuarat UiTM iaitu Log Masuk, Dashboard eMesyuarat. Modul Urusetia, Pentadbiran Mesyuarat dan Pengurusan Mesyuarat. Setelah log masuk dengan akaun emel google UiTM, pengguna akan klik di Dashboard eMesyuarat yang merangkumi Sidebar Menu, Profil Pengguna, Kalendar, Senarai Mesyuarat serta Manual Tadbir Urus dan Garis Panduan. Di Modul Urusetia, paparan sidebar bergantung kepada peringkat kebenaran menggunakan sistem iaitu; Ahli Mesyuarat (modul Ahli sahaja dipaparkan); Urusetia Mesyuarat (modul Urusetia sahaja dipaparkan; Ahli + Urusetia + Pentadbir PTJ (modul Ahli, Modul Urusetia dan Modul Pentadbir PTJ dipaparkan.
Bagi Pentadbiran Mesyuarat, terdapat skrin Maklumat Mesyuarat, Tetapan Urusetia, Tetapan Ahli, Tetapan Agenda dan Takwim Mesyuarat. Proses terakhir adalah Menu Pengurusan Mesyuarat melibatkan skrin Maklumat Mesyuarat,Agenda, Menambah dan Kemaskini Maklumat Sub Agenda, Ahli, Pembentang, Minit, Keputusan dan Maklum Balas.
Template bagi skrin minit ini adalah standard yang digunakan untuk semua penyediaan minit mesyuarat yang memerlukan lima perkara perlu diisi seperti berikut: Minit (input dari kertas kerja/pemakluman/cadangan atau usul daripada ahli/keputusan pengerusi mesyuarat); Perbincangan (perkara yang dibincangkan oleh ahli hasil daripada input di perkara 1); Keputusan (keputusan dari hasil perbincangan ahli mesyuarat/sesuatu perkara yang telah diputuskan oleh ahli mesyuarat untuk dilaksanakan/diambil tindakan); Tindakan (ahli/pegawai yang diberi tanggungjawab untuk mengambil tindakan terhadap keputusan yang dibuat dan Maklumbalas (maklumbalas daripada ahli/pegawai barkaitan dengan tindakan yang perlu diambil. Kebiasaannya maklumbalas diberi oleh ahli kemudian atau selepas mesyuarat. Namun, ada ahli mesyuarat akan memberi maklumbalas ketika mesyuarat sedang dijalankan. Bagi tujuan rekod, urusetia hendaklah mencatatkan maklumbalas yang diberi.
Di penghujung taklimat, Encik Rosman menitipkan agar warga BPPA dapat meneruskan penggunaan eMesyuarat di BPPA dan memaklumkan pihak pengurusan sistem akan menambahbaik sistem tersebut. di masa akan datang. Sesi taklimat ini berakhir pada jam 10.30 pagi. Semoga taklimat kali ini dapat memberikan pencerahan yang lebih terperinci dan dapat dilaksanakan oleh semua warga BPPA yang menggunakan sistem eMesyuarat UiTM ini.