Sesi ‘Sembang Ofis Kita’ Siri 7 BPPA telah disampaikan oleh Puan Norfadiah Fidri, Setiausaha Pejabat melalui platform Google Meet bertarikh 28 Jun 2021 yang lalu bermula jam 10.00 pagi. Tajuk yang disampaikan oleh beliau adalah Penyediaan Surat Rasmi.

Beliau menerangkan surat rasmi ialah alat komunikasi yang digunakan untuk berhubung antara satu sama lain secara formal dan terkawal bagi menjalankan pelbagai fungsi pengurusan dan pentadbiran.

Dalam perkongsian beliau turut dinyatakan antara ciri Utama Surat Rasmi adalah ianya bukan bersifat peribadi, sebaik-baiknya menyampaikan satu perkara sahaja, mengikut format yang telah ditetapkan, penulisan yang kemas dan lengkap, mesej tepat dan jelas, laras bahasa, tatabahasa yang betul serta sesuai dan sistem ejaan dan mengikut protokol yang betul. Surat rasmi juga dibahagikan kepada tiga (3) bahagian mengikut bahagian kerangka surat rasmi, iaitu bahagian pembukaan isi surat, bahagian isi surat dan bahagian akhir surat.

Beliau juga turut berkongsi dan memberi penerangan berkenaan Panggilan Hormat, Sistem Pemenggalan Waktu, Kesilapan Pengunaan ‘Adalah’ dan Penulisan Kata Majmuk.

Selain itu, Puan Norfadiah juga menerangkan secara amnya surat rasmi UiTM hendaklah mengandungi elemen-elemen berikut iaitu Kepala Surat (Letterhead), Nombor rujukan dan tarikh surat, Nama dan alamat penerima, Salutasi, Tajuk surat, Permulaan surat, Nombor perenggan, Pengakhiran surat dan Lampiran (sekiranya ada).

Sesi Sembang Ofis Kita Siri 5 berakhir pada jam 10.30 pagi. Semua warga BPPA diharapkan mendapat manfaat daripada sesi perkongsian kali ini dalam manyediakan surat rasmi dari segi format, tatabahasa, laras bahasa dan sebagainya.