Bahagian Pentaksiran dan Penilaian Akademik telah mengadakan ‘Sesi Sembang Ofis Kita Siri 15’ bertajuk Cara Mudah Mail Merge dari MS Excel ke MS Word. Sesi kali ini dikongsikan secara hands-on kepada staf BPPA yang telah diadakan pada 13 September 2021 (Isnin) secara atas talian (Google Meet). Sesi ini disampaikan oleh Cik Norhazliha Lanak, Kerani di Bahagian Pentaksiran dan Penilaian Akademik.

Mail Merge merupakan suatu fungsi yang terdapat dalam aplikasi Microsoft Word yang membolehkan kita menyediakan suatu dokumen contohnya surat, label atau sijil yang mempunyai maklumat individu yang berlainan. Sebagai contohnya kali ini Cik Norhazliha mengfokuskan kepada surat rasmi iaitu surat jemputan peserta, surat jemputan penceramah dan sebagainya.

Surat yang hendak dijanakan menggunakan satu template, namun mempunyai maklumat 100 penerima surat yang berlainan. Jika masukkan nama seorang demi seorang, sememangnya suatu proses yang memakan masa dan tenaga. Justeru fungsi mail merge ini dapat membantu dalam menjana surat yang banyak dan pantas.

Antara kelebihan Mail Merge adalah ianya menjimatkan masa, lebih sistematik dan efisyen dalam hal-hal berkaitan penulisan surat yang banyak. Selain itu, sekiranya data di dalam Excel dikemaskini word akan automatik mengemaskini semula data-data tersebut dan pastikan kedudukan Excel adalah sama. Sekiranya berubah tepat, maka terpaksa mengulang semula langkah-langkah di atas.

Di sepanjang sesi perkongsian hand-on ini diselang selikan dengan sesi soal jawab bersama Cik Norhazliha dan sesi berakhir pada kira-kira jam 10.30 pagi. Diharapkan dengan sesi perkongsian ini diadakan, warga BPPA dapat mengaplikasikan dan menfaatkan mail merge ini sekiranya menyediakan penulisan surat yang banyak dalam sesuatu masa.