Pada 4 Ogos 2021, Bahagian Pentaksiran dan Penilaian Akademik (BPPA) telah mengadakan ‘Sembang Ofis Kita’ Siri 11 melalui platform Google Meet.
BPPA telah menjemput Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan, Unit Automasi Pejabat, Bahagian Operasi ICT, PPII UiTM iaitu Puan Norelissuryani Mokhtar untuk memberikan taklimat bertajuk Sistem Automasi Pejabat. Program dimulakan pada jam 9.00 pagi dengan ucapan aluan oleh pengerusi majlis iaitu Puan Siti Rafidah Mohamed Anuar.
Sistem Automasi Pejabat atau Office Automation (OA) adalah dokumentasi rekod surat masuk, surat keluar dan surat bayaran dan sistem ini dibuat secara automatik, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Secara umumnya dalam sistem automasi pejabat terdapat semua maklumat surat masuk, surat keluar dan surat bayaran yang boleh dicapai oleh staf yang berkenaan.
Puan Norelissuryani memulakan taklimat dengan memberi pengenalan Bahagian Operasi ICT dan Seksyen Emel & Aplikasi Pejabat, Jabatan Infostruktur, PPII, UiTM. Beliau juga memberi penerangan tentang pengenalan Sistem OA iaitu terdiri daripada Surat Masuk, Surat Keluar dan Surat Bayaran di mana pegawai yang bertanggungjawab perlu mengisi maklumat surat masuk dan surat keluar ke dalam Sistem OA. Manakala Moderator pula adalah seorang pegawai di PTJ dilantik untuk mentadbir sistem OA untuk membuat pengemaskinian jika terdapat pertukaran pegawai bertanggungjawab. Notifikasi Melalui Emel pula notifikasi yang dihantar kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk mengemaskini tindakan surat. Menu Laporan adalah di mana surat masuk dan surat keluar boleh dijana dalam bentuk Excel mengikut tarikh yang dikehendaki dan menu Carian memudahkan carian ke atas surat. Dari segi Keselamatan sistem OA, hanya pegawai tertentu sahaja yang boleh melihat keseluruhan surat.
Seterusnya beliau memberikan taklimat berkenaan sejarah sistem OA, pengenalan kepada sistem OA, Modul Moderator, Modul Setiausaha, Modul Tindakan Pegawai, Modul Tindakan Pegawai (tindakan oleh Setiausaha), Modul Tindakan Kerani, Modul Tindakan Pembantu Am Pejabat dan Filter Emel.
Warga BPPA juga diberi penjelasan tentang satu persatu modul mengikut peringkat jawatan masing-masing. Perkongsian sebegini dapat membantu staf BPPA untuk lebih memahami dengan lebih jelas tentang sistem OA ini.
Program ini dijalankan dengan jayanya diselang selikan dengan sesi soal jawab bersama penceramah dan berakhir pada jam 10.15 pagi. Semoga sesi kali ini dapat memberi informasi dan ilmu pengetahuan yang bermanfaat buat semua warga BPPA.