Sesi Sembang Ofis Kita Siri 21 BPPA telah berlangsung pada 19 Januari 2022 di aplikasi Google Meet. Tajuk sesi kali ini ialah Sistem e-Pelawat yang disampaikan oleh Encik Muhammad Haffizzae bin Ghazali, Pegawai Teknologi Maklumat Kanan, Unit Sistem Sokongan, PPII UiTM bermula jam 2.30 petang.
Sistem e-Pelawat merupakan salah satu inisiatif yang telah dirangka dalam ISP UiTM 2018-2021. Pemilik Proses bagi sistem ini adalah Polis Bantuan UiTM. Sistem ini mula digunakan secara pilot di UiTM Shah Alam bermula Mac 2021.
Pada Ogos 2021, Sistem e-Pelawat ini telah diintegrasikan dengan Sistem Saring-C19 bagi mendapatkan data pelawat yang masuk ke kampus setiap hari. Pembangunan sistem ini juga dibangunkan secara in-house di Jabatan Infostruktur.
Pelawat yang datang perlu login dalam sistem e-pelawat dan boleh mengakses menu yang ditentukan sahaja. Bagi menu kehadiran pelawat, pelawat berkenaan perlu memasukkan maklumat pelawat dan disimpan. Data-data yang disimpan boleh digunakan oleh PTJ untuk tujuan laporan dan sebagainya. Terdapat tiga (3) Menu Kehadiran Pelawat, iaitu Rekod Kehadiran, Senarai Kehadiran dan Laporan Kehadiran.
Sistem e-Pelawat ini bukan sekadar menawarkan keselamatan. Selain dari segi penawaran keselamatan, sistem ini juga dapat meningkatkan produktiviti, mempertingkatkan imej organisasi. Pemprosesan pelawat dibuat dengan cekap hingga dapat menghapuskan waktu menunggu giliran di lobi.
Selain itu, sistem ini juga mempertingkatkan servis kepada pelawat. Pendaftaran boleh dibuat dengan awal dan cepat. Ini dapat membuat pelawat merasa dihargai.
Sesi Sembang Ofis Kita Siri 21 berakhir pada jam 3.30 petang. Semoga taklimat kali ini dapat memberikan pencerahan yang lebih terperinci dan sistem e-Pelawat ini dapat dilaksanakan oleh di BPPA pada masa akan datang.