Bahagian Pentaksiran dan Penilaian Akademik (BPPA) telah berjaya menganjurkan Sesi Sembang Ofis Kita Siri ke-13. Program ini berlangsung pada hari Isnin, 23 Ogos 2021 dengan menggunakan platform Google Meet secara dalam talian.
Tajuk Sembang Ofis Kita Siri ke-13 kali ini adalah Proses Pengurusan Surat dan telah disampaikan oleh Encik Izwan bin Anuar, Pembantu Operasi di BPPA. Program bermula pada jam 2.30 petang dengan ucapan aluan oleh Puan Martini Mat, Pegawai Eksekutif Kanan BPPA.
Pada permulaan taklimat, Encik Izwan telah menerangkan definisi surat iaitu surat, dokumen, permohonan, arahan dan lain-lain yang perlu di ambil tindakan manakala surat segera adalah tindakan serta merta kerana mempunyai dateline yang singkat.
Seterusnya beliau juga menerangkan proses pengurusan surat masuk iaitu pengambilan surat atau dokumen yang perlu diambil di Kaunter Surat UiTM pada setiap hari atau di Bahagian/Jabatan/Fakulti seperti yang diarahkan. Sekiranya Pembantu Operasi bercuti/berkursus,Ketua Bahagian perlu memastikan terdapat pengganti wakil bahagian untuk mengambil suarat setiap hari. Kemudian, surat yang diambil diserahkan kepada Setiausaha Pejabat tanpa dibuka.
Proses pengurusan surat keluar pula melibatkan penerimaan surat untuk dihantar atau pos. Pembantu Operasi perlu menyemak surat untuk memastikan perkara berikut iatu nombor rujukan fail, tarikh yang tepat, alamat yang betul dan beserta lampiran jika ada. Jika surat tersebut tidak lengkap, maka perlu diserahkan semula kepada pegawai berkenaan untuk dilengkapkan. Jika telah lengkap, perlu dibuat salinan untuk fail pejabat dan salinan kepada penama terlibat. Kemudian, surat-surat yang hendak dihantar keluar perlu diasingkan iaitu surat asal untuk penerima surat dan salinan pertama untuk fail pejabat dan salinan kedua untuk penama lain yang terlibat. Surat keluar perlu direkodkan daam Sistem Automasi Pejabat (OA System) dan surat dihantar dan dipos mengikut keselamatan dan destinasi.
Di dalam Sistem Automasi Pejabat Encik Izwan turut menerangkan serba sedikit langkah untuk perekodan surat keluar iatu perlu mengisi maklumat seperti nombor rujukan surat, nama pengirim, tarikh surat dan tarikh surat dikeluarkan. Selain itu, maklumat perkara, nama penerima, alamat penerima dan nombor telefon juga perlu dimasukkan. Langkah terakhir ialah memasukkan maklumat jenis surat sama ada emel, pos biasa, pos laju atau serahan tangan, salinan kepada dan lampiran surat dimuatnaik serta dimasukkan nama kerani fail yang membuat tindakan atas surat berkenaan.
Di akhir sesi turut berlangsung sesi soal jawab bersama Encik Izwan dan sesi berakhir pada kira-kira jam 3.10 petang. Semoga warga BPPA yang hadir dapat memanfaatkan ilmu yang diberi serta dapat meningkatkan mutu dan prestasi jabatan.