SHAH ALAM, 26 Sept. 2023 – Menurut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), arkib ertinya rekod yang dipelihara bagi nilai kebangsaan atau sejarahnya yang kekal dan lama bertahan. Arkib Negara juga diwujudkan untuk menempatkan, memulihara dan mempamerkan bahan-bahan bersejarah untuk memperingati sesuatu peristiwa atau sejarah. Fungsi utama Arkib Negara Malaysia adalah menyediakan garis panduan dalam pewujudan, pemerolehan, penyimpanan dan pemeliharaan rekod dan menyediakan kemudahan bagi rujukan penyelidikan kepada para penyelidik yang memerlukan sumber.
Justeru, pihak Perpustakaan Tun Abdul Razak anjuran bersama Pejabat Kursi Institusi Raja-Raja Melayu telah melaksanakan program Bicara Pakar selama dua jam dari jam 10.00 pagi hingga 12.00 tengah hari bagi membincangkan fungsi Arkib Negara beserta koleksi berkaitan dengan institusi beraja yang ada di sana. Bersama panel jemputan iaitu Puan Siti Hawiyah Binti Manan yang merupakan Ketua Seksyen Rujukan dan Akses Arkib Negara Malaysia dan di pandu oleh Encik Muhammad Azrul Nizam Bin Abdul Rahman, Pustakawan Unit Perkhidmatan Arkib Perpustakaan Universiti Teknologi MARA.
Menurut Puan Siti Hawiyah, pihak arkib akan memastikan pengurusan rekod di sektor awam ditadbir urus dan dikelola dengan sistematik, efisien dan efektif. Kepada pihak yang ingin mendapatkan sumber-sumber yang berkaitan dengan institusi beraja atau apa-apa sahaja, pertama hendaklah mendaftar sebagai penyelidik dan kedua perlulah mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak arkib. Dalam akta, Arkib Negara telah menyediakan garisan prosedur pemprosesan dan pemeliharaan dokumen awam. Semua rekod awam akan disimpan dan dijaga di satu lokasi yang menggunakan satu sistem yang di kawal. Rekod ini juga akan disusun dan dikelaskan mengikut kategori dan format.
Antara koleksi berkaitan dengan institusi beraja yang dikongsikan oleh Puan Siti Hawiyah adalah surat menyurat Sultan Abdul Hamid (Sultan Kedah ke-26). Koleksi surat-surat Sultan Abdul Hamid ini amat bernilai kerana ia merangkumi pentadbiran kerajaan Kedah pada ketika itu dan juga perhubungan antarabangsa dengan Siam serta British. Penggunaan bahasa dalam surat ini sangat halus dan mengikut sosial. Sekiranya surat itu ditujukan kepada penguasa, bahasa yang digunakan akan jadi lain dan kalau surat itu kepada penerima yang sama taraf dengan baginda, lain bahasanya.
Tegasnya sebagai kesimpulan, peranan arkib adalah menyediakan perkhidmatan penyelidikan kepada mana-mana institusi atau orang awam untuk bahan koleksi awam tanpa ada sekatan atau halangan. Terdapat sekatan untuk mengakses beberapa sumber dan ini adalah bertujuan memastikan rekod-rekod atau bahan-bahan arkib tersebut dalam keadaan selamat serta boleh dirujuk sampai bila-bila. Harapan beliau agar dapat bersemuka dengan penyelidik secara fizikal kerana kadang-kadang ilmu itu boleh jadi dua hala di mana pihak arkib dapat tahu tentang skop kajian penyelidik dan penyelidik dapat konsultasi percuma daripada pihak arkib. Pegawai arkib seboleh-bolehnya membantu penyelidik untuk membuat kajian. Empat juta koleksi yang berada di arkib dan hanya tiga juta yang boleh diakses dan dirujuk oleh semua penyelidik sama ada di dalam atau di luar negara. Jadi manfaatkan bahan-bahan yang berada di arkib supaya kita kenali dan mengetahui fakta sejarah terdahulu.