Program Microsoft 365 Virtual Workshop 2020 anjuran Kelab Lensa Fakulti Sains Kesihatan (FSK) telah berlangsung pada 5 November 2020 yang dilaksanakan secara atas talian melalui platform Microsoft Team. Program ini bertujuan untuk melahirkan dan memupuk kemahiran penggunaan sistem teknologi maklumat terkini yang bersesuaian dengan peredaran arus semasa kepada para pelajar Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kampus Puncak Alam disamping membuka mata para pelajar mengenai kemudahan-kemudahan yang pelajar boleh dapatkan sepanjang tempoh mereka bergelar mahasiswa.
Sebanyak lapan persatuan pelajar dalaman FSK UiTM Kampus Puncak Alam telah menghantar wakil bagi mempelajari mengikuti bengkel Microsoft 365 di samping turut memeriahkan suasana majlis. Program ini pada awalnya tertumpu kepada para pelajar sahaja juga turut mendapat sambutan dalam kalangan staf-staf UiTM, terutamanya, para pensyarah yang banyak melibatkan diri dengan penggunaan kelas atas talian akibat pandemik Covid-19 ini.
Sambil menyelam minum air, majlis didahului dengan tayangan video FSK Series yang merupakan projek sambilan Kelab Lensa FSK semasa sesi pendaftaran peserta. Video ini dipertontonkan bagi mempromosikan dan menarik perhatian hadirin yang hadir untuk lebih mendalami kursus dalam FSK disamping mempromosikan YouTube Studio Lensa kepada para peserta.
Program ini yang dilakukan secara atas talian tidak langsung meruntun semangat para hadirin untuk menuntut ilmu, sebaliknya mereka kelihatan lebih berkobar-kobar dan bersedia dengan perkongsian yang bakal dilakukan. Bengkel Microsoft 365 ini yang disampaikan oleh saudari Nadiah binti Mohd Fauzi dan terbahagi kepada tiga sesi iaitu pengenalan Miscrosoft 365, dan dua aplikasi yang berada di bawah naungan Microsoft 365 iaitu OneDrive dan Team.
Saudari Nadiah yang merupakan fasilitator bengkel Microsoft 365 juga merupakan Presiden Kelab Lensa FSK yang berkemahiran dan berpengalaman dalam penggunaan Microsoft 365. Beliau yang sudah lama melibatkan diri dalam penggunaan Microsoft 365 turut mengajar kemahiran penggunaan Microsoft 365 kepada ahli-ahli Kelab Lensa FSK sendiri bagi memastikan setiap ahli dapat menguasai penggunaaannya bagi memastikan kelancaran gerak kerja kelab ini.
Bagi memastikan ilmu yang dicurahkan mendapat kesahihan, beliau turut menghadiri beberapa bengkel malah menyertai pertandingan ‘Microsoft 365 Student RANGERS Program’ yang dianjurkan oleh ‘Fedelis Sdn Bhd’ dan telah memenangi hadiah Logitech Gaming Headset G331 daripada pertandingan tersebut.
Sesi pertama adalah merupakan sesi ‘Pengenalan dan Cara Pemasangan (Install) Microsoft 365’ ke dalam alat peranti (device) pengguna. Sesi ini banyak menumpukan ke arah pengenalan asas Microsoft 365 yang turut diselitkan dengan manfaat yang boleh didapati apabila menggunakan teknologi ini. Microsoft 365 yang dibayar oleh UiTM untuk digunakan secara percuma kepada para pelajar dilengkapi dengan manfaat pembelian beberapa barangan terpilih daripada beberapa syarikat besar seperti Apple, Samsung, Amazon Prime, dan Adobe dengan potongan harga pelajar di bawah ‘Educational Plan’. Manfaat ini boleh didapati dengan menggunakan email rasmi pelajar uitm yang diakhiri dengan @isiswa.uitm.edu.my yang juga digunakan untuk mendaftar masuk (login) ke akaunMicrosoft 365. Tambahan lagi, kepada pelajar yang memerlukan akses untuk membuka jurnal-jurnal berkaitan kursus masing-masing, dengan menggunakan email pelajar dapat mengakses lebih banyak jurnal untuk kegunaan pembelajaran. Yang lebih menarik lagi, Microsoft 365 tidak terikat pada satu alat peranti pada satu-satu masa, sebaliknya, akaun yang sama boleh dijalinkan dengan beberapa alat peranti. Anda boleh jalinkan sebanyak 15 alat peranti dalam satu masa (5 komputer persendirian, 5 telefon pintar dan 5 tablet).
Sesi kedua bengkel pula menumpukan perhatian kepada ‘OneDrive’ yang merupakan salah satu aplikasi yang banyak digunakan dalam Microsoft 365 secara tidak sedar. Onedrive yang merupakan ‘cloud storage’ berfungsi seperti pendrive yang menyimpan maklumat secara automatik (autosave) apabila mempunyai capaian internet, walaupun menggunakan aplikasi desktop Microsoft 365 dan mempunyai ruang had memori sebanyak 5TB pada permulaan dan semaksimum tiada had (unlimited) sekiranya pelajar membuat permohonan pada Unit IT. Penyimpanan secara automatik ini menonjolkan kelebihannya apabila para pelajar tidak perlu lagi menekan butang simpan (save) setiap kali perubahan maklumat baru dilakukan dalam mana-mana aplikasi Microsoft yang digunakan. Apa yang perlu dilakukan hanyalah menjalinkan cloud storage onedrive kepada desktop untuk memudahkan penyimpanan, capaian terdahulu (retrieve) pengseiringan (synchronizing) dan perkongsian (sharing) segala dokumen-dokumen yang dibuat tanpa perlu membuka web browser. Dengan teknologi seperti ini, para pelajar tidak perlu lagi panik apabila laptop yang digunakan untuk membuat kerja secara tiba-tiba mempunyai masalah. Selain itu, memandangkan akaun yang digunakan boleh dijalinkan dengan beberapa alat peranti, maka maklumat yang disimpan dalam satu peranti boleh dicapai (retrieve) dari peranti yang berbeza dengan cara mendaftar masuk (login) menggunakan email yang sama pada peranti tersebut.
Pada sesi terakhir, saudari Nadiah menerangkan mengenai ‘Microsoft Team,’ di mana aplikasi ini yang telah digunakan bagi menjayakan program ini. Seperti namanya Team, aplikasi ini adalah bertujuan untuk kolaborasi secara komunikasi antara ahli-ahli yang berada dalam Team. Mempunyai ciri khas (feature) yang memudahkan mesyuarat atau perbincangan atas talian di tambah dengan kemudahan untuk perkongsian maklumat, Team menjadi platform berguna untuk sesi perjumpaan yang melibatkan ramai ahli. Terdapat dua jenis sesi perjumpaan yang boleh dilakukan di dalam Team, iaitu, pertama, perjumpaan menggunakan butang ‘Meet’ yang boleh menempatkan seramai 250 orang manakala yang kedua ialah butang ‘Live Event’ yang boleh digunakan apabila melakukan program secara besar-besaran yang boleh memuatkan hampir 20,000 orang pada satu masa. Melalui Microsoft Team, beberapa Team boleh direka pada satu-satu masa, di mana dalam setiap Team mempunyai feature simpanan data khas tanpa had (unlimited) yang dipanggil ‘SharePoint’ yang berfungsi seperti Onedrive. Perbezaan antara keduanya ialah, sementara, maklumat dalam OneDrive adalah digunakan untuk kegunaan peribadi melainkan perkongsian dilakukan, maklumat dimuat naik dalam Team akan di simpan dalam SharePoint di mana semua ahli dalam Team dapat memilikinya. Penggunaan feature ini dapat memudahkan pengeditan dan perkongsian data tanpa memerlukan akses peribadi daripada pemilik.
Majlis berakhir dengan ucapan penutup daripada Nur Damia Batrisyia, Pengarah Program Microsoft 365 Virtual Workshop 2020, “Alhamdulillah, saya amat bersyukur program Microsoft 365 Virtual Workshop 2020 telah mendapat sambutan, kerjasama dan sokongan daripada pelbagai pihak bagi menjayakan program ini. Saya berterima kasih kepada setiap pihak yang melibatkan diri secara lansung atau tidak langsung dalam menjayakan program ini. Saya berharap agar ilmu yang didapati tidak terhenti di situ sahaja, malah boleh dimanfaatkan serta turut diajar kepada sahabat-sahabat yang lain agar sama-sama mendapat manfaat dan kebaikan.”