Shah Alam – Sejarah penubuhan Jabatan Arkib Universiti yang awalnya ditubuhkan pada tahun 1982 di bawah Bahagian Pentadbiran, Pejabat Pendaftar sebagai Unit Arkib. Pada tahun 2000 telah berlaku penstrukturan semula UiTM bagi penubuhan muzium yang melibatkan peranan dan fungsi Unit Rekod dan Arkib. Rentetan itu, pada 17 April 2003, Bahagian Arkib dan Muzium telah dirasmikan oleh mantan Naib Canselor YBhg. Prof. Emeritus Tan Sri Dato’ Seri Dr. Ibrahim Shah Abu Shah. Fungsi dan peranan arkib telah ditambah baik bagi memperkasa pengurusan rekod di UiTM mengikut keperluan semasa. Pada 01 Jun 2015, Bahagian Arkib dan Muzium yang pada ketika itu masih di bawah naungan Pejabat Pendaftar dengan rasminya telah diserahkan kepada pihak Perpustakaan Tun Abdul Razak (PTAR) melalui Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif (JKE) Bil. 06/2015 bertarikh 10 Jun 2015.
Setelah 21 tahun bertapak di Dewan Seri Budiman, Jabatan Arkib Universiti telah berpindah ke bangunan baharu di Kompleks Kenanga. Bangunan ini yang dahulunya adalah Dewan Makan Kolej Kenanga telah diserahkan pada 27 Oktober 2016 melalui Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti Negeri (JPPFN) Bil.8/2016 untuk dijadikan Pusat Rekod Universiti dan juga bagi mengatasi masalah penempatan koleksi bahan arkib yang semakin bertambah. Proses pengubahsuaian dan menaik taraf Dewan Makan Kolej Kenanga telah dilaksanakan pada 01 Mac 2018 yang melibatkan kos kontrak sebanyak RM 2,067,000.00 dalam tempoh 6 bulan dan diserahkan sepenuhnya pada Jabatan Arkib Universiti pada 15 Oktober 2018. Manakala kerja-kerja pemindahan peralatan dan bahan arkib bermula pada 19 Disember 2018 dan berakhir pada 28 Disember 2018. Operasi perkhidmatan Jabatan Arkib Universiti telah bermula sepenuhnya pada 02 Januari 2019 di Kompleks Kenanga dengan kapasiti ruang yang lebih besar dan selesa untuk staf, pelajar dan para penyelidik bagi keperluan perkhidmatan rujukan dan pemeliharaan bahan arkib universiti.
Sehingga April 2022, jumlah keseluruhan koleksi bahan arkib di Shah Alam adalah sebanyak 503,678 bahan yang terdiri daripada koleksi fail pentadbiran, fail peribadi pelajar, fail peribadi staf, peta/pelan, gambar, keratan akhbar, bahan penerbitan, dan audio visual. Selaras dengan agenda transformasi kerajaan untuk meningkatkan penggunaan teknologi dalam perkhidmatan, Jabatan Arkib Universiti juga tidak ketinggalan dalam melaksanakan transformasi dengan mengguna pakai Sistem Pengurusan Rekod atau Archive Management System (AMS) di seluruh sistem Perpustakaan UiTM yang diuruskan oleh 13 Unit Arkib Cawangan (UAC) UiTM. Pada masa yang sama, inisiatif ini turut selari dengan perkembangan era digitalisasi terutamanya dalam mengoptimumkan penggunaan teknologi maklumat (ICT) seperti yang disarankan oleh Kementerian Pengajian Tinggi. Usaha ini adalah ke arah melonjakkan perkhidmatan perpustakaan khususnya dalam bidang pentadbiran arkib.
Sistem ini juga adalah berdasarkan kepada piawaian rangka kerja antarabangsa iaitu ISAD (G): General International Standard Archival Description – Second Edition khusus bagi pendaftaran dokumen arkib yang dihasilkan oleh organisasi atau individu. Bagi memastikan bahan arkib dapat dirujuk oleh warga universiti yang terdiri daripada staf, pelajar, alumni serta penyelidik, saya percaya pihak Jabatan Arkib Universiti telah melaksanakan pendigitalan terhadap bahan arkib bagi memastikan bahan-bahan tersebut dapat disimpan secara kekal. Sehubungan itu, Online Findings Archive (OFA) telah dibangunkan dan diguna pakai oleh Jabatan Arkib Universiti dan Unit Arkib Cawangan (UAC) pada 01 Januari 2020 sebagai platform bagi mengakses bahan arkib secara dalam talian yang dapat melancarkan perkhidmatan rujukan bahan arkib kepada penyelidik dan pengguna. Di samping itu, digitalisasi perpustakaan memainkan peranan yang sangat besar dalam menyokong pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan universiti. Melalui usaha ini, saya berharap agar ia dapat meningkatkan perkhidmatan perpustakaan ke arah pembudayaan ilmu selaras dengan aspirasi negara.
Bagi inisiatif ketampakan Naib Canselor UiTM, PTAR telah membangunkan satu repositori yang dijenakan Repositori Minda NC. Minda NC UiTM merupakan repositori yang menyimpan aspirasi, kepimpinan, pencapaian, anugerah dan pengiktirafan oleh Naib Canselor UiTM. Setiap aspirasi dan pencapaian merupakan hasil daripada perancangan strategik yang bersifat holistik bagi memartabatkan UiTM sebagai sebuah universiti terkemuka di dunia. Oleh itu, Repositori ini menyimpan nilai sejarah pembangunan dan kecemerlangan UiTM untuk rujukan generasi akan datang.
YBhg. Datuk naib Canselor bersama barisan pengurusan eksekutif dan pengurusan kanan UiTM serta tetamu yang hadir menyaksikan montaj pelancaran dua sistem yang dibangunkan menggunakan tenaga dalaman PTAR iaitu sistem pengurusan arkib dan repositori Minda Naib Canselor.
Pautan Montaj Pelancaran:
1. Pelancaran Bangunan Jabatan Arkib Universiti : https://youtu.be/GFe4PAp0jFo
2. Sistem Pengurusan Arbim (AMS) : https://youtu.be/PE-B4US2WwI
3. Repositori Minda NC UiTM : https://youtu.be/RAegY7RCXFI